FMS-BFT – Bedienungsanleitung

ℹ️ 1. Was ist das FMS-BFT?

Das FMS-BFT – das Fahrten Management System des Vereins Behinderten-Fern-Transport – ist eine Webanwendung zur Organisation der Fahrten des Vereins. Es verwaltet sämtliche Stammdaten (Fahrer, Fahrzeuge, Passagiere, Standorte, Adressen), plant und dokumentiert Fahrten, verwaltet Fahrzeug-Reservationen, ein Fahrzeug-Bordbuch sowie Rechnungen und Mitglieder.

Aufruf

Das System wird im Webbrowser geöffnet – es ist keine Installation nötig. Produktiv-Adresse: https://fms-bft.com. Die Anwendung funktioniert auf Computer, Tablet und Smartphone.

💡 Diese Anleitung jederzeit öffnen Sie erreichen diese Anleitung jederzeit über den Knopf 📖 Hilfe im oberen Bereich (Kopfzeile) der Anwendung – auch ohne Anmeldung. Über den Knopf Als PDF speichern / Drucken oben rechts können Sie die Anleitung als PDF speichern oder ausdrucken.

🔁 2. Der BFT-Geschäftsprozess (Überblick)

Dieser Abschnitt beschreibt den gesamten Ablauf des Vereins Behinderten-Fern-Transport – von der ersten Fahrtanfrage bis zur Abrechnung – und zeigt, welche Module welchen Schritt unterstützen. So sehen Sie nicht nur einzelne Masken, sondern den Zusammenhang.

Beteiligte (Akteure)

Akteur	Rolle im Prozess
📋 Disposition	Nimmt Anfragen und Wünsche entgegen, plant Fahrten, weist Fahrzeug und Fahrer zu, erstellt Rechnungen.
🧑‍✈️ Fahrer	Hinterlegt Verfügbarkeiten/Präferenzen, führt Fahrten durch und schliesst sie mit Kilometern und Auslagen ab.
🔧 Fahrzeugwart	Pflegt Fahrzeuge und das Bordbuch (Tanken/Laden, Kilometerstände, Ereignisse).
🧑‍🦽 Passagiere / Institutionen	Personen, die transportiert werden – auch Gruppen oder Institutionen mit mehreren Personen.
📨 Externe Anfragende	Erfassen Fahrtenanfragen für berechtigte Personen (Selbstbedienung).
👥 Mitglieder	Vereinsmitglieder; zahlen Jahresbeiträge und können mit Passagieren/Fahrern verknüpft sein.
🔑 Administration	Verwaltet Benutzer, Rollen, Stammdaten und Systemeinstellungen.

Der Ablauf in Phasen

Eine Fahrt entsteht typischerweise so:

#	Phase	Was passiert	Module
1	Anfrage / Fahrtwunsch	Eine Fahrt wird angefragt – extern als Fahrtenanfrage oder intern als Wunschfahrt bzw. Direkterfassung.	M058 M053 M050
2	Disposition / Bewilligung	Die Disposition prüft die Anfrage, bewilligt sie und plant sie als Fahrauftrag (Datum, Route, Passagiere).	M050
3	Fahrzeug & Fahrer reservieren	Für die Fahrt wird ein Fahrzeug reserviert und ein Fahrer zugewiesen; eine Reservation kann mehrere Fahrten umfassen.	M054
4	Durchführung	Der Fahrer führt die Fahrt aus; die zugewiesenen Fahrten sind unter «Meine Reservationen» sichtbar.	M059
5	Abschluss & Bordbuch	Nach der Fahrt werden gefahrene Kilometer, Tanken/Laden und Auslagen erfasst; daraus entstehen Bordbuch-Einträge (Fahrzeug-Transaktionen).	M059 M020
6	Abrechnung	Zur durchgeführten Fahrt wird eine Rechnung erstellt (Tarif: Strecke, Mitglied/Nicht-Mitglied, Begleitung, Zuschläge) und als PDF ausgegeben.	M055
7	Mitglieder & Beiträge	Mitglieder werden gepflegt; Jahresbeiträge werden als Rechnung erzeugt.	M056 M055

ℹ️ Stammdaten als Grundlage Alle Phasen greifen auf gepflegte Stammdaten zu: Fahrer, Fahrzeuge, Passagiere, Standorte und Adressen (Module M005, M004, M006, M003, M016).

Statusmodell einer Fahrt

Der Status zeigt, wo eine Fahrt im Prozess steht:

Status	Bedeutung
Angefragt	Eingegangen, noch nicht bewilligt.
Bewilligt	Freigegeben, in Planung.
Geplant	Fahrzeug und Fahrer sind zugeordnet.
Durchgeführt	Die Fahrt hat stattgefunden (abrechenbar).
Storniert	Zurückgezogen / findet nicht statt (nicht abrechenbar).

Sonderfall Hin- und Rückfahrt

Gleicher Tag, gleiches Fahrzeug/Fahrer: Hin- und Rückfahrt bleiben eine Fahrt (Rückfahrt als zusätzliche Wegpunkte).
Anderes Fahrzeug/Fahrer oder anderer Tag: Die Rückfahrt wird als eigene, verbundene Fahrt mit eigener Reservation geführt; beide Fahrten bleiben verknüpft.
Abrechnung: Hin- und Rückfahrt werden – sofern beide durchgeführt – gemeinsam abgerechnet; eine ausgefallene Rückfahrt lässt die Hinfahrt allein abrechenbar.

Vereinsspezifische Regeln (z. B. Bewilligungs-Kriterien, Tarif-Details, Beitragshöhen) sind hier bewusst allgemein gehalten und werden durch BFT bestätigt bzw. ergänzt.

🔑 3. Anmelden, Abmelden & Sitzung

Anmelden

Adresse des Systems im Browser öffnen.
Benutzername und Passwort eingeben und auf Anmelden klicken.
Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint das Dashboard mit den für Sie freigegebenen Kacheln.

Passwort ändern

Über den Knopf Passwort ändern in der Kopfzeile (oben rechts) können Sie Ihr eigenes Passwort jederzeit anpassen.

Automatische Abmeldung (Inaktivität)

Aus Sicherheitsgründen werden Sie nach einer gewissen Zeit ohne Aktivität automatisch abgemeldet. Ein Countdown (⏱ Symbol) in der Kopfzeile zeigt die verbleibende Zeit an; er färbt sich gelb bzw. rot, wenn die Abmeldung näher rückt. Jede Maus- oder Tastatur-Aktivität setzt den Zähler zurück.

Abmelden

Mit dem Knopf Abmelden beenden Sie Ihre Sitzung sofort.

Rolle wechseln

Falls Ihrem Konto mehrere Rollen zugewiesen sind, können Sie über die Rollen-Auswahl in der Kopfzeile zwischen den Rollen umschalten. Die verfügbaren Module und Rechte richten sich nach der aktiven Rolle (siehe Abschnitt Rollen & Berechtigungen).

🖥️ 4. Die Benutzeroberfläche

Die Anwendung gliedert sich in drei Bereiche:

Kopfzeile (Header)

Links: BFT-Logo und Titel des Systems.
Mitte: Knopf 🏠 Dashboard (zurück zur Startseite) und 📖 Hilfe (diese Anleitung).
Rechts: Ihre Login-Informationen, der Sitzungs-Countdown, die Rollen-Auswahl sowie die Knöpfe Passwort ändern und Abmelden.

Hauptbereich

Im mittleren Bereich werden die Inhalte angezeigt – je nach Auswahl das Dashboard, eine Liste oder ein Formular. Formulare öffnen sich als überlagerndes Fenster (Modal); mit der Taste Esc oder dem Schliessen-Knopf lassen sie sich wieder schliessen.

Dashboard

Das Dashboard zeigt Kacheln, die nach Kategorien gruppiert sind. Jede Kachel führt zu einem Modul (z. B. Fahrten, Fahrer, Fahrzeuge). Es werden nur Kacheln angezeigt, für die Ihre Rolle berechtigt ist.

Fusszeile (Footer)

Enthält Hinweise zum System und einen weiteren Schnellzugriff auf das Dashboard.

📱 5. Bedienung am Smartphone

Auf kleinen Bildschirmen passt sich die Oberfläche automatisch an:

Oben erscheint eine schlanke Titelleiste.
Unten gibt es eine Navigationsleiste mit 🏠 Dashboard und Menü.
Über Menü öffnet sich ein Bereich mit Benutzer-Infos, Rollenwechsel, Passwort, Abmelden und dem Zugang zu dieser 📖 Hilfe.
In Listen sind die Zeilen antippbar: Beim Antippen klappen die verfügbaren Aktionen (Bearbeiten, Löschen usw.) auf.

💡 Warum HTML statt fixem PDF? Diese Anleitung ist als Webseite umgesetzt. Dadurch passt sich der Text der Bildschirmbreite an und ist auf dem Smartphone gut lesbar – bei Bedarf können Sie sie trotzdem jederzeit als PDF speichern.

👥 6. Rollen & Berechtigungen

Welche Module und Aktionen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihrer Rolle ab. Es gibt folgende Hauptrollen:

Rolle	Typischer Aufgabenbereich
🔑 Administrator	Vollzugriff auf alle Module und Einstellungen; verwaltet Benutzer, Rollen und die System-Konfiguration.
📋 Disponent	Plant und verwaltet Fahrten, Reservationen und Stammdaten.
🧑‍✈️ Fahrer	Sieht die eigenen, zugeordneten Fahrten und kann eigene Angaben (z. B. Präferenzen) pflegen.
🔧 Fahrzeugwart	Kümmert sich um Fahrzeuge und das Bordbuch (Fahrzeug-Transaktionen).

Pro Rolle sind die Rechte Lesen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen je Bereich einzeln steuerbar. Der Administrator besitzt grundsätzlich alle Rechte.

Detaillierte Rechte-Matrix pro Rolle: wird ergänzt.

📋 7. Listen bedienen (Grundlagen)

Die meisten Module folgen dem gleichen Aufbau: eine Liste mit Datensätzen und einheitlichen Aktionen. Wer das Prinzip einmal kennt, findet sich in allen Modulen zurecht.

Aktion	Beschreibung
🔍 Suchen	Suchfeld über der Liste – die Liste filtert während der Eingabe automatisch.
↕️ Sortieren	Klick auf einen Spaltenkopf sortiert die Liste nach dieser Spalte.
➕ Neu	Legt einen neuen Datensatz an (Formular öffnet sich).
✏️ Bearbeiten	Öffnet einen bestehenden Datensatz zum Ändern.
🗑️ Löschen	Entfernt einen Datensatz (mit Rückfrage).
📋 Kopieren	Erstellt eine Kopie eines bestehenden Datensatzes als Vorlage.
🟢/⚪ Status	Schaltet einen Datensatz aktiv/inaktiv.
🕑 Verlauf	Zeigt die Änderungshistorie eines Datensatzes (sofern aktiviert).

ℹ️ Hinweis Welche Aktionen sichtbar sind, hängt vom Modul und von Ihren Rechten ab. Nicht jedes Modul erlaubt z. B. Löschen oder Kopieren.

🧩 8. Die Module im Überblick

Fahrten & Disposition

Kürzel	Modul	Zweck
M050	Fahrten-Management	Zentrale Planung und Bearbeitung von Fahraufträgen (siehe Detail-Abschnitt).
M054	Reservations-Management	Fahrzeug-Reservationen verwalten und Fahrten zuordnen.
M053	Wunschfahrten	Erfassung von Fahrwünschen / Präferenzen als Grundlage für die Planung.
M020	Fahrzeug-Bordbuch	Fahrzeug-Transaktionen (z. B. Kilometerstand, Ereignisse) dokumentieren.

Stammdaten

Kürzel	Modul	Zweck
M005	Fahrer	Fahrerdaten verwalten.
M004	Fahrzeuge	Fahrzeugflotte verwalten.
M006	Passagiere	Fahrgäste / zu transportierende Personen verwalten.
M003	Standorte	Standorte / Stützpunkte verwalten.
M016	Adressen	Adressdatenbank (mit Adress-Suche).

Abrechnung & Mitglieder

Kürzel	Modul	Zweck
M055	Rechnungs-Management	Rechnungen erstellen, bearbeiten und als PDF ausgeben.
M056	Mitglieder-Management	Mitglieder verwalten (u. a. aus Passagier-/Fahrerdaten), Jahresbeiträge.

Verwaltung / Administration

Kürzel	Modul	Zweck
M001	Benutzer	Benutzerkonten verwalten, Passwörter zurücksetzen.
M015	Rollen	Rollen und deren Rechte definieren.
M002	System-Einstellungen	Globale Einstellungen des Systems.
M040	Modul-Konfigurator	Listen- und Formular-Felder der Module konfigurieren.
M018 / M019	Icons / Listen	Symbole und Auswahllisten pflegen.
M012 / M013	PLZ / Länder	Postleitzahlen und Länder als Nachschlage-Daten.

Protokolle (nur Lesen)

Kürzel	Modul	Zweck
M070	Zugriffsprotokoll	Protokoll der Zugriffe / Anmeldungen.
M071	Änderungsprotokoll	Nachvollziehbarkeit von Datenänderungen (Feldvergleich alt/neu).
M072	Fahraufträge-Log	Protokoll rund um Fahraufträge.

Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen je Modul: wird ergänzt.

🚗 9. Fahrten-Management im Detail

Das Fahrten-Management ist das Herzstück des Systems. Eine Fahrt (Fahrauftrag) besteht aus mehreren zusammenhängenden Teilen:

Reservation: Ein Fahrzeug wird für einen Zeitraum reserviert; eine Fahrt kann einer Reservation zugeordnet werden.
Fahrauftrag: Die eigentliche Fahrt mit Datum, Status, Fahrer und Fahrzeug.
Wegpunkte: Die Stationen der Route (Abholung, Zwischenhalt, Ziel) – automatisch nummeriert.
Passagier-Positionen: Pro Passagier wird festgelegt, an welchem Wegpunkt er ein- und aussteigt.

Adressen & Distanz

Bei der Adresseingabe unterstützt eine Adress-Suche (Google Places sowie PLZ-/Orts-Vervollständigung). Zwischen Wegpunkten kann die Distanz automatisch über Google Maps berechnet werden.

SBB-Routeninformation (optional)

Ist die Funktion aktiviert, kann zu einer Strecke zusätzlich eine ÖV-/SBB-Information angezeigt werden.

Detaillierter Ablauf «Neue Fahrt erfassen» (Klick für Klick) inkl. Screenshots: wird ergänzt.

📄 10. Dokumente & PDF

An verschiedenen Stellen lassen sich Dokumente als PDF erzeugen, z. B. ein Fahrauftrag oder eine Rechnung. Das System öffnet dazu eine druckoptimierte Ansicht; über Drucken / Als PDF speichern wird daraus ein PDF erstellt (im Druckdialog «Als PDF speichern» wählen).

Erzeugte Dokumente können einer Fahrt zugeordnet und später wieder geöffnet werden.

Übersicht aller PDF-Vorlagen und Felder: wird ergänzt.

❓ 11. Tipps & häufige Fragen

Ich wurde plötzlich abgemeldet.

Nach längerer Inaktivität meldet das System aus Sicherheitsgründen automatisch ab. Einfach erneut anmelden.

Eine Liste oder ein Symbol wird nicht korrekt angezeigt.

Häufig hilft ein erzwungener Neuladen der Seite (Strg+Shift+R), um zwischengespeicherte (gecachte) Inhalte zu aktualisieren.

Ich sehe ein bestimmtes Modul nicht.

Die Sichtbarkeit hängt von Ihrer Rolle ab. Prüfen Sie ggf. die aktive Rolle oder fragen Sie den Administrator.

Weitere Fragen & Antworten: wird ergänzt.

📨 12. Für externe Benutzer: Fahrtenanfragen

Als externe Benutzerin oder externer Benutzer stellen Sie Fahrtenanfragen für die Personen, für die Sie berechtigt sind. Sie sehen genau die Anfragen, die Sie betreffen, und behalten deren Status im Blick.

Was Sie tun können

Eine neue Fahrtenanfrage erfassen.
Den Status Ihrer Anfragen verfolgen.
Eine noch nicht bearbeitete Anfrage stornieren.

So erfassen Sie eine Fahrtenanfrage

Im Bereich Fahrtenanfragen auf + Neue Anfrage klicken.
Die Person auswählen, für die die Fahrt ist.
Datum und Uhrzeit angeben; bei Bedarf eine Rückfahrt erfassen.
Abhol- und Zieladresse eingeben – die Adress-Suche hilft beim Vervollständigen.
Optional eine Bemerkung ergänzen und die Anfrage Absenden.

Status Ihrer Anfragen

Jede Anfrage durchläuft nachvollziehbare Schritte:

Angefragt – bei uns eingegangen, wird geprüft.
Bewilligt – freigegeben und in Planung.
Geplant – Fahrer und Fahrzeug sind zugeordnet.
Durchgeführt – die Fahrt hat stattgefunden.
Storniert – die Anfrage wurde zurückgezogen.

Eine Anfrage stornieren

Solange eine Anfrage den Status Angefragt hat, können Sie sie über das Stornieren-Symbol in der Liste zurückziehen.

💡 Tipp Über den Knopf ❓ Hilfe oben erreichen Sie diese Anleitung jederzeit. Bei einzelnen Feldern zeigt das Symbol ⓘ einen kurzen Hilfetext an.

📝 13. Änderungsverlauf dieses Dokuments

Version	Datum	Änderungen
0.1	11.06.2026	Erster Entwurf: Grundstruktur, Überblick über Anmeldung, Oberfläche, Rollen, Listen, Module und Fahrten-Management.
0.2	26.06.2026	Neuer Abschnitt «Der BFT-Geschäftsprozess» (End-to-End-Überblick: Akteure, Phasen, Modulbezug, Statusmodell, Hin-/Rückfahrt).

📖 Bedienungsanleitung